Mijlpaal: veertien aanbiedingen voor digitalisering fotocollecties

Donderdag 4 juni 14:00 uur verstreek de deadline voor het aanleveren van offertes voor de digitalisering van fotografisch materiaal van het Nationaal Archief, het Filmmuseum en het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. De Tender had betrekking op ruim 1.300.000 foto’s en negatieven. Trekker van deze Europese aanbesteding was het Nationaal Archief.

Ruim op tijd verzamelden de consortiumpartners zich in Amsterdam in het kantoor van het adviesbureau dat begeleiding heeft gegeven bij deze Europese aanbesteding. De laatste aanbieding kwam tien minuten voor sluitingstijd nog binnen. Het resultaat was een indrukwekkende stapel pakketten uit binnen- en buitenland. Voordat we ze uitpakten, werd op feestelijke wijze een lange periode van voorbereiding en goede samenwerking afgesloten met champagne en taart.
 
Wat volgde werd niet ten onrechte vergeleken met pakjesavond. Terwijl stuk voor stuk de enveloppen werden geopend, wachtten we gespannen af voor welk van de vier kavels (deelopdrachten) een aanbieding werd gedaan en voor welke prijs. Na een enerverend half uur was de stand van zaken als volgt: voor de vier kavels zijn in totaal veertien aanbiedingen gedaan door zes verschillende partijen uit Nederland, Canada en de Verenigde Staten. De door de leveranciers genoemde prijzen maken het goed mogelijk de doelstellingen van het project te behalen.

De aankomende weken zullen de aanbiedingen door de consortiumpartijen nader worden beoordeeld om de kandidaat te selecteren met de beste prijs-kwaliteit verhouding. Na een testfase zal worden gestart met de digitalisering van een bijzonder stuk cultureel erfgoed.